Blog

Warunki prawne związania wzorcem umownym

Wielokrotnie spotykam się z tym, że przedsiębiorcy nie wiedzą w jaki sposób stosować regulaminy, ogólne warunki sprzedaży oraz innego rodzaju wzorce umowne. Mam na myśli w szczególności kwestię skutecznego związania takim wzorcem drugiej strony umowy. Nie tylko konsumenta, ale także kontrahenta będącego przedsiębiorcą. Błędy w tym zakresie są popełniane nie tylko przez drobnych przedsiębiorców, ale także przez tak ogromne firmy jak np. banki. Poniżej nakreślam zasady dotyczące posługiwania się wzorcami umownymi tak, aby skutecznie związać nimi drugą stronę.

Co to jest wzorzec umowny 

Nie ma definicji legalnej “wzorca umowy”. Kodeks cywilny mówi jedynie o ustalonym przez jedną stronę wzorcu umowy i wymienia kilka przykładów, takich jak ogólne warunki umów, wzór umowy, regulamin. Pojęcie to w orzecznictwie jest wykładane szeroko i obejmuje także wszelkiego rodzaju tabele, cenniki i taryfy określające stawki opłat (por. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 21 listopada 2022 r. V AGa 203/20). W mojej ocenie warto przyjąć zasadę interpretacyjną, zgodnie z którą wzorcem umownym jest taki dokument, który został przygotowany przez jedną ze stron i nie podlega on negocjacji. 

Podstawowy warunek - doręcz drugiej stronie wzorzec przed zawarciem umowy 

Regulacja dotycząca związania wzorcami umownymi ma charakter gwarancyjny, gdyż stanowi wyjątek od zasady kształtowania umowy przez obie strony. Do wymagań skutecznego zastosowania wzorca umownego w Kodeksie cywilnym należy jego doręczenie drugiej przed zawarciem umowy. Niedopełnienie wskazanego warunku powoduje, że nie dochodzi do zawarcia umowy z użyciem wzorca (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 1 marca 2017 r., IV CSK 285/16). Jakkolwiek w ocenie Sądu Najwyższego ogólne warunki umów nie były kreowane przez pozwanego po zawarciu umów, z ustalonego stanu faktycznego sprawy nie wynika, aby warunki te doręczone zostały powodowi lub reprezentującym go pracownikom przed zawarciem umowy, jak również by wyrazili oni zgodę na związanie wzorcem, czy też jego poszczególnymi jego elementami (tak: Sąd Najwyższy w Wyroku z dnia 3 listopada 2022 r. II CSKP 614/22). 

Podstawową zasadą związania wzorcem umownym jest jego doręczenie drugiej stronie przed zawarciem umowy. Co oznacza doręczenie wzorca umownego? Oznacza to przekazanie drugiej stronie fizycznie kompletnego i czytelnego dokumentu. Jako doręczenie drugiej stronie nie powinno być uważane przekazanie linku do strony internetowej, na której został opublikowany wzorzec, przekazanie dokumentu niekompletnego lub nieczytelnego. Jest to kwestia faktu a nie oświadczenia. Dlatego też często spotykane w umowach oświadczenie strony, że otrzymała wzorzec umowy przed jej zawarciem będzie bezskuteczne, jeżeli nie doszło do fizycznego przekazania tego wzorca. Takie oświadczenie może jednak zmienić rozkład ciężaru dowodu w sporze. 

Jak wskazuje Kodeks cywilny, doręczenie wzorca powinno mieć miejsce przed zawarciem umowy. Czas dostarczenia wzorca drugiej stronie ma kluczowe znaczenie o czym przekonały się strony sporu rozstrzygniętego przez Sąd Najwyższy Wyrokiem z dnia 3 listopada 2022 r. II CSKP 614/22. W tej sprawie, jak wynika z uzasadnienia orzeczenia, pracownicy dwóch firm ustalali między sobą telefonicznie lub komunikatorem branżowym interesujące ich warunki umowy: termin, cenę usługi, miejsce wykonania, środek transportu. Ustalenia te nie obejmowały ani zakazu konkurencji ani kar umownych. Po dojściu do porozumienia pracownik jednej firmy wysyłał do pracownika drugiej firmy tzw. “zlecenie spedycyjne”. To zlecenie obejmowało także ogólne warunki umów, przygotowane jednostronnie przez zlecającego, a które nie były objęte negocjacjami pomiędzy pracownikami obu firm. Spór sądowy dotyczył zapłaty za wykonanie zlecenia spedycyjnego. W odpowiedzi firma spedycyjna zarzuciła naruszenie zakazu konkurencji, który wynikał z ogólnych warunków umów, oraz naliczyła i potrąciła kary umowne wynikające z tym samych ogólnych warunków. Sąd Apelacyjny oraz Sąd Najwyższy nie miały wątpliwości, że w opisanej sprawie umowy pomiędzy pracownikami były zawierane ustnie (uzgodnione telefonicznie) lub w formie dokumentowej (uzgodnienia na komunikatorze branżowym) a “zlecenia spedycyjne” miały na celu jedynie potwierdzenie ustalonych warunków (por. art. 771 kc). Zakaz konkurencji ani kary umowne za jego naruszenie nie były przedmiotem negocjacji. Przesłanie ogólnych warunków miało miejsce już po zawarciu umowy. Wobec tego Sądy nie uznały ich za wiążące i oddaliły roszczenia o zapłatę kar umownych, które prawdopodobnie byłby należne, gdyby doszło do skutecznego związania wzorcem umownym.  

Wyjątki - zwyczaj i wzorzec elektroniczny 

Zatem zasadą ogólną jest konieczność doręczenia wzorca umowy przed zawarciem umowy. Od tej zasady istnieją jednak wyjątki.  

Pierwszym z nich jest sytuacja, w której posługiwanie się wzorcem jest w stosunkach danego rodzaju zwyczajowo przyjęte. W takim przypadku wzorzec wiąże także wtedy, gdy druga strona mogła się z łatwością dowiedzieć o jego treści. Co to jednak znaczy, że posługiwanie się wzorcem jest w stosunkach danego rodzaju zwyczajowo przyjęte? Nie chodzi o sytuacje, w których dwie konkretne strony posługują się wzorcami, ale raczej o kategorię umów, których to dotyczy. Jeżeli zatem w danej branży powszechne jest posługiwanie się wzorcem umownym to wówczas uważa się, że nie jest konieczne fizyczne doręczenie wzorca a jedynie zapewnienie takich warunków, aby druga strona mogła się z nim z łatwością zapoznać. Tu jednak ponownie kluczowe znaczenie ma czas umożliwienia takiego zapoznania się. O ile bowiem “łatwość zapoznania” drugiej strony ze wzorcem eliminuje obowiązek jego fizycznego doręczenia o tyle omawiany wyjątek nie eliminuje wymogu zapewnienia “łatwości zapoznania się” ze wzorcem przed zawarciem umowy. Niedopuszczalna byłaby zatem sytuacja, w której klient uzyskuje możliwość zapoznania się ze wzorcem już po zawarciu umowy. 

Powyższy wyjątek nie ma zastosowania do umów zawieranych z udziałem konsumentów, z wyjątkiem umów powszechnie zawieranych w drobnych, bieżących sprawach życia codziennego. W konsekwencji ustalenie, że posługiwanie się wzorcem w stosunkach danego rodzaju jest zwyczajowo przyjęte nie będzie eliminowało obowiązku doręczenia wzorca konsumentowi, chyba że umowa dotyczy umów powszechnie zawieranych w drobnych, bieżących sprawach życia codziennego. 

Drugim wyjątkiem jest zaś sytuacja, w której jedna ze stron posługuje się wzorcem umowy w postaci elektronicznej.  

Wzorzec w postaci elektronicznej 

W praktyce obrotu bardzo często firmy korzystają z wzorców w postaci elektronicznej. Są to najczęściej dokumenty publikowane na ogólnodostępnych stronach internetowych, stronach dostępnych po zalogowaniu się lub przesyłane jako załączniki w wiadomościach e-mail lub komunikatorach. Bardzo często stosowaną praktyką jest też przesyłanie linku do wzorca umownego, z którym druga strona ma możliwość zapoznać się po jego kliknięciu.  

Przepis Kodeksu cywilnego stanowi, że: Jeżeli jedna ze stron posługuje się wzorcem umowy w postaci elektronicznej, powinna udostępnić go drugiej stronie przed zawarciem umowy w taki sposób, aby mogła ona wzorzec ten przechowywać i odtwarzać w zwykłym toku czynności. Co to oznacza? W mojej ocenie to oznacza, że konieczne jest doręczenie drugiej stronie pliku zawierającego wzorzec umowny. Warunek ten zostanie spełniony np. poprzez jego przesłanie w wiadomości e-mail w formacie .pdf. Nie będzie natomiast stanowiło spełnienia tej przesłanki udostępnienie linku do pliku umieszczonego na serwerze kontrolowanym przez proponenta. Wymóg udostępnienia wzorca umownego w taki sposób, aby druga strona mogła go przechowywać i odtwarzać w zwykłym toku czynności ma zapewnić drugiej stronie taki sam poziom gwarancji jak w przypadku doręczenia wzorca w formie papierowej. Poziom tej ochrony wymaga, aby kontrahent mógł w każdej chwili wyświetlić dokument w taki sposób jakby wyciągnął z szuflady biurka dokument papierowy z pewnością, że po zawarciu umowy druga strona nie miała wpływu na treść dokumentu. Takiej gwarancji nie daje przekazanie drugiej stronie linku do dokumentu opublikowanego na stronie internetowej proponenta. Skoro bowiem to on kontroluje serwer, na którym została opublikowana umowa to nic nie stoi na przeszkodzie, aby podmienił, po zawarciu umowy, treść wzorca umownego. Sama taka możliwość wyklucza przesłanie linku do dokumentu jako czynności spełniającej przesłanki z art. 384 § 4 kc. 

Omawiany przepis ponownie podkreśla także czas udostępnienia wzorca umownego. Ma to mieć miejsce przed zawarciem umowy pod rygorem uznania, że doszło do skutecznego związania wzorcem. 

Podsumowanie 

Mając na uwadze treść art. 384 kc radzę zawsze przesłać drugiej stronie wzorzec umowny przed zawarciem umowy. Jeżeli wzorzec ma formę papierową to koniecznie trzeba go doręczyć fizycznie drugiej stronie osobiście lub przesyłką pocztową (kurierską) i zadbać o potwierdzenie tego faktu na piśmie. Jeżeli natomiast posługujesz się wzorcem w postaci elektronicznej to najpewniejszym sposobem udostępnienia tego wzorca będzie jego przesłanie w formacie .pdf jako załącznika w wiadomości e-mail lub komunikatorem również przed zawarciem umowy. 

Współpraca 

Jeżeli posługujesz się wzorcami umownymi i masz wątpliwości co do stosowanej praktyki korzystania z nich to zachęcamy do zarezerwowania terminu w formie elektronicznej Rezerwuj spotkanie z Radcą Prawnym online (spaliksodokancelaria.pl) lub telefonicznej.