Blog

Prawidłowe wdrożenie nowego systemu

Jakiś czas temu dla naszego Klienta weryfikowaliśmy umowę wdrożeniową nowego systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów. Firma, której usługa została wybrana przedstawiła Klientowi Kancelarii umowę do podpisania a ta ostatecznie trafiła do nas do weryfikacji pod względem prawnym.

Pierwszą rzeczą jaką sprawdziliśmy było porównanie oferty producenta oprogramowania i złożonych przez niego obietnic z treścią umowy. Jak to często w takich przypadkach bywa oferta, zarówno ta przedmiotowa jak i cenowa, mocno rozjeżdżały się z treścią samej umowy. Problematyczne okazały się głównie dwie kwestie: opis przedmiotu umowy oraz opis procesu wdrożenia.

Przedmiot umowy

We wszelkich umowach jedną z najistotniejszych kwestii jest prawidłowe opisanie przedmiotu umowy. Jest to kwestia kluczowa bowiem to ona określa:

1. na co strony się umówiły,
2. w jaki sposób mamy oceniać czy umowa została zrealizowana i
3. czy została zrealizowana prawidłowo.

W naszym przypadku pierwszy krok sprowadzał się zbadania czy przedmiot umowy określa wszystko to, co zostało zawarte w ofercie i rozmowach przedkontraktowych a ponadto czy wszystkie elementy/moduły nabywanego systemu zostały zdefiniowane. Niestety, okazało się, że tak nie jest. Opis przedmiotu umowy w kliku kluczowych elementach rozjeżdżał się z treścią oferty. Oferta była stosunkowo szeroka a opis przedmiotu umowy nie uwzględniał wszystkich jej elementów. Ponadto brakowało definicji niektórych usług.

To częsta sytuacja. Ze strony dewelopera nie zawsze jest istotne zadbanie w umowie o to, aby precyzyjnie określała zakres świadczeń bo przecież istotne jest to, żeby system działał. Nie neguję priorytetu „działania” oferowanych rozwiązań programistycznych. Jednakże, z punktu widzenia firmy kupującej oprogramowanie ważne jest to, żeby na podstawie umowy można było określić czego może wymagać od jego producenta. W omawianym przypadku przede wszystkim zabrakło jasnego określenia funkcjonalności niektórych elementów systemu. Wszyscy zdawaliśmy sobie sprawę, że szczegółowy opis tych funkcjonalności pojawi się dopiero na etapie sporządzenia i dopracowania analizy przedwdrożeniowej, niemniej, już na etapie rozmów prowadzonych przed zawarciem umowy było wiadome po co system jest kupowany i jakie problemy ma rozwiązywać a przez to możliwe było opisanie podstawowych funkcji, które ma spełniać. Nasza intuicja okazała się słuszna, gdyż szybko udało się przebudować i doprecyzować przedmiot umowy.

Proces wdrożenia

Drugim elementem, który przykuł szczególnie naszą uwagę był opis procesu wdrożenia. Według modelu proponowanego przez dewelopera na wstępnym etapie rozmów miał on składać się z:

1. analizy przedwdrożeniowej,
2. prezentacji i akceptacji,
3. prac programistycznych,
4. testów klienta,
5. szkoleń,
6. wdrożenia produkcyjnego,
7. asysty i
8. przekazania projektu.

Z kolei z punktu widzenia naszego Klienta konieczne było zadbanie o to, aby:

1. na etapie projektowania systemu zadbać o uwzględnienie problemów, które system miał rozwiązywać,
2. na etapie testowania mieć możliwość zgłaszania uwag i poprawek, które będą sprawnie uwzględniane,
3. zapłacić za rozwiązanie problemu a nie za jakiekolwiek rozwiązanie.

Plan wdrożenia opisany w umowie, w niektórych miejscach okazał się niespójny. Brakowało ponadto jasnego opisu procedury odbioru kolejnych modułów systemu, które mogły działać niezależnie od innych. Brak tego elementu wpływał negatywnie na klarowność procesu rozliczeń pomiędzy stronami a ponadto skutkował wprowadzeniem do umowy, niezrozumiałych dla nas na początku, postanowień pozwalających na obciążenie naszego Klienta płatnościami pomimo nieodebrania systemu w całości czy zastosowanie odbiorów jednostronnych tak częściowych jak i odbioru całości.

Wszystkie zaangażowane strony miały jednak otwarte głowy i szybko udało się ustalić, że praktyka wdrożeniowa w tej firmie po prostu nie odpowiada zapisom umownym, które sami zaproponowali. Wobec tego udało nam się zmapować cały proces wdrożenia i podzielić go na etapy, z których każdy kończył się okresem testów, wprowadzania poprawek i podpisaniem protokołu odbioru. To z kolei dawało deweloperowi podstawę do wystawienia faktury i otrzymania wynagrodzenia za zrealizowany etap. Ponadto, z uwagi na fakt, że niektóre elementy działały niezależnie od siebie a prace nad nimi były prowadzone przez dwa różne zespoły programistów możliwe okazało się uelastycznienie procesu odbiorów. Deweloper początkowo obawiał się sytuacji, z którą zetknął się już w przeszłości, a która polegała na obstrukcyjnym przeciąganiu podpisania protokołu końcowego w sytuacji, gdy ich klient mógł już korzystać z kluczowych funkcjonalności systemu w środowisku produkcyjnym, ale zwlekał z zapłatą do czasu odebrania całości projektu.

Zastosowane przez nas rozwiązanie rozwiało te wątpliwości dewelopera. Także w kwestii jednostronnych odbiorów pozwoliło to na rezygnację z tego typu postanowień.

Ważne:

1. W każdej umowie kluczowe jest opisanie jej przedmiotu. Jeśli chcesz mieć możliwość wymagania od dewelopera dostarczenia określonego rozwiązania opisz je w umowie. Szczegóły mogą zostać doprecyzowane w analizie przedwdrożeniowej, ale ogólna wizja powinna zostać ujęta na etapie zawarcia umowy;
2. Ustal dokładnie jak ma przebiegać wdrożenie i podziel je na etapy, od zakończenia których uzależniona będzie zapłata części wynagrodzenia, a w szczególności zadbaj o opisanie:

• jaki element systemu ma wykonać deweloper, w jakim terminie i jaki sposób ma Ci dostarczyć rezultaty;
• terminu na testowanie, formy zgłaszania uwag i usterek oraz trybu ich usuwania;
• każdy odbiór częściowy powinien zostać zakończony protokołem odbioru, który może stanowić podstawę do wystawienia faktury;
• jeśli to możliwe to daj deweloperowi elastyczność pracy nad kolejnością oddawania konkretnych modułów. To dobrze wpływa na jakość współpracy.

Współpraca

Zarządzasz firmą produkcyjną i zamierzacie wdrożyć nowy system informatyczny? Możesz nam zlecić sprawdzenie umowy zaproponowanej przez dewelopera systemu. Zadbamy o to, aby proces wdrożenia został opisany w umowie w sposób zapewniający Ci kontrolę i określone prawa na każdym etapie. Zapraszamy do umówienia się na indywidualną konsultację on-line: Rezerwuj spotkanie z Radcą Prawnym online (spaliksodokancelaria.pl).