Blog

3 powody, dla których firma traci na braku OWU

Odbezpieczony granat

„Panie Mecenasie, granat jest już w szambie i zaraz wybuchnie, co robimy?”. Kilka lat temu, przy okazji wizyty u Klienta, usłyszałem właśnie takie zdanie od Dyrektora Handlowego. Problem faktycznie był poważny. Groził sytuacją, w której firma przez klika miesięcy będzie zmuszona sprzedawać swoje towary ze stratą. Firma nie uwzględniła bowiem w swoim procesie sprzedaży i wykonania umów ryzyka zmiany cen surowca w okresie pomiędzy zawarciem umowy a datą dostawy. Po głębszym przyjrzeniu się sprawie okazało się, że problem był znacznie głębszy, niż pierwotnie się wydawało. Poniżej, opiszę jakie problemy znaleźliśmy i w jaki sposób zostały one rozwiązane poprzez wprowadzenie wzorca umownego - Ogólnych Warunków Umów (dalej OWU). U tego konkretnego klienta nigdy więcej nie wystąpiła sytuacja "granatu w szambie".

Tylko 3 powody przemawiają za OWU? 

Oczywiście nie. OWU usprawniają i ujednolicają proces sprzedaży. Dają handlowcom jasne i jednolite dla wszystkich wytyczne, jakie są warunki sprzedaży zaakceptowane przez ich przełożonych. Oczywiście mogą zachodzić odstępstwa, ale baza już jest. Poniżej skupię się natomiast na przypadkach, a których OWU pozwoliły na jednolite i skuteczne rozwiązanie problemów pojawiających się u producentów. 

1. Możesz zmienić cenę sprzedaży w już zawartych umowach 

Pierwszym i najważniejszym problemem w sytuacji, o której napisałem we wstępie, był proces sprzedaży towarów, w którym pomiędzy datą ofertowania i zawarcia umowy a datą przystąpienia do produkcji upływał bardzo długi czas – nawet kilku miesięcy.  

Przykład: zapytanie ofertowe wpływało do firmy w styczniu z terminem dostawy towarów na budowę w lipcu. W efekcie handlowiec ofertował uwzględniając cenę zakupu surowca w styczniu. Firma jednak planowała produkcję dopiero w czerwcu, gdyż nie miała możliwości magazynowania towaru przez tak długi czas. Surowiec wykorzystany do produkcji także nie był kupowany w styczniu, ale bliżej daty przystąpienia do produkcji. Jeżeli jego cena była znacznie wyższa niż ta, która została uwzględniona w ofercie w styczniu to wówczas produkcja mogła okazać się nieopłacalna. Brak było bowiem mechanizmów (a może także świadomości), że jeżeli przewidzimy wahania ceny surowca wcześniej to możemy odpowiednio dostosować cenę sprzedaży produktu. 

Powyższy problem ryzyka zmiany ceny surowca w całości obciążał firmę produkcyjną. Nie oznacza to jednak, że nie można tym ryzykiem „podzielić się” z klientem. Skoro bowiem klient oczekuje dostawy w późniejszym terminie to uzasadnione jest, aby przyjął na siebie część ryzyka zmiany ceny głównego czynnika cenotwórczego - kosztu zakupu surowca. Można bowiem zapisać w umowie z klientem postanowienie (a raczej zapisać je w OWU), zgodnie z którym cena sprzedaży ulegnie zmianie w precyzyjnie opisanych warunkach.  

W tym przypadku warunkiem zmiany ceny dla klienta była zmiana ceny zakupu surowca. W uproszczeniu można takie postanowienie opisać w następujący sposób: „Drogi kliencie, jeżeli cena surowca pomiędzy datą zawarcia naszej umowy a datą zakupu surowca do produkcji podwyższy się co najmniej o X% to wówczas będziemy uprawnieni do podniesienia ceny sprzedaży o Y%”. Z drugiej strony, można też przyznać takiemu klientowi premię, aby wyważyć interesy obu stron wpisując do umowy: „Drogi kliencie, jeżeli jednak cena surowca obniży się o X% to wówczas obniżymy Ci cenę sprzedaży towaru o 50%X”.  

W tym drugim przypadku zyskują obie firmy: klient producenta kupuje taniej a producent wprawdzie sprzedaje taniej, ale jego marża rośnie ze względu na oszczędność na cenie zakupu surowca. Takie podejście pozwala też na zbudowanie firmie produkcyjnej wizerunku uczciwego i lojalnego kontrahenta. 

Oczywiście są to warianty przykładowe i możliwa jest ich modyfikacja z dostosowaniem do konkretnych warunków rynkowych funkcjonowania firmy produkcyjnej. Ważne jest jednak, że mechanizm ten zabezpiecza interesy producenta i rozdziela pomiędzy kontrahentów ryzyko znaczących zmian cen surowca szanując przy tym interesy obu stron. 

2. Nie musisz się martwić, że Twój handlowiec o czymś zapomniał 

Handlowcy często działają pod presją czasu. Jest klient, więc trzeba jak najszybciej “dopiąć” transakcję. Szybkość działania jest bardzo ważna, ale wówczas wzrasta ryzyko pomyłek i zapominania o istotnych kwestiach.  

Przykład: strony mailowo ustaliły co zostanie kupione, za jaką cenę, kiedy i gdzie zostanie dostarczone. Przedstawiciele obu stron zapomnieli jednak określić kto dostarczy towar na miejsce docelowe. Kupujący domagał się przy tym dostawy na koszt producenta, bo tak robi konkurencja. Handlowiec stał przed wyborem: albo stracę klienta albo pieniądze (koszty dostawy). 

W takiej sytuacji zastosowanie mogły znaleźć OWU, które regulowałyby tę kwestię. W ich treści mógł bowiem znaleźć się zapis wskazujący, że „Jeżeli nie umówiono się inaczej, Towar zostanie odebrany z magazynu Producenta przez Kupującego. Producent powiadomi Kupującego o gotowości do wydania Towaru z wyprzedzeniem nie krótszym niż 5 dni. Ryzyko przypadkowej utraty lub uszkodzenia Towaru przechodzi na Kupującego w momencie załadowania na środek transportu podstawiony przez Kupującego”. 

Z punktu widzenia handlowca istotne jest wypełnienie celów sprzedażowych. Dla niego często mniej istotne jest jak dochodzi do zawarcia umowy sprzedaży czy dostawy, ale jaka jest wartość tej sprzedaży. Tam, gdzie liczy się czas, handlowiec częściej wybierze przyjęcie zamówienia z określeniem co, kiedy, za ile i gdzie niż zawieranie sformalizowanej umowy, określającej szczegóły warunków gwarancji, reklamacji, przejścia ryzyka przy dostawie, itp. To absolutnie zrozumiałe. Jednakże na poziomie działalności całej firmy i jej zabezpieczenia przed ewentualnymi sporami z kontrahentami istotny jest także aspekt tego, kiedy dochodzi do zawarcia umowy (czyje oświadczenie woli, klienta czy kontrahenta, jest wiążące), jaki jest to typ umowy (np. sprzedaż czy dostawa) jaki jest termin płatności i warunki dostawy (np. kto zapewnia dostawę, gdzie następuje załadunek i rozładunek oraz kto odpowiada za te czynności). 

Wszystkie tego typu elementy można w sposób domyślny określić w OWU. Nie wyklucza to zmiany takich warunków, jeżeli klient sobie tego życzy a handlowiec to zaakceptuje. OWU bowiem mają zastosowanie wtedy, gdy umowa zawarta pomiędzy producentem a jego klientem nie stanowi inaczej. Zatem handlowcy nie są ograniczani przez postanowienia OWU. Ogólne Warunki Umów będą miały zastosowanie wówczas, gdy handlowiec i klient np. zapomną uregulować jakiejś kwestii w umowie lub nie przewiduje tego zamówienie ani oferta. 

Jeśli zatem umowa nie reguluje jakichś istotnych kwestii to zawsze można odwołać się do OWU zamiast ją zmieniać a Twój handlowiec może zająć się następną transakcją. 

3. Reguluje warunki odpowiedzialności 

Klienci są bardzo ważni na trudnych rynkach i dlatego często spotykamy się z praktyką rozpatrywania reklamacji na korzyść klienta. Procedury rozpatrywania reklamacji schodzą na drugi plan po to, aby załatwić problem klienta i go nie stracić. To całkowicie zrozumiałe. Jednakże, czasem zdarzają się sytuacje, gdy ktoś chce taką postawę nieuczciwie wykorzystać. Jeżeli dodatkowo dotyczy to dużego kontraktu to wówczas warto zadbać o odpowiednie „narzędzia prawne” do poradzenia sobie z problemem. 

Takie narzędzia można ulokować właśnie w OWU. Podstawowymi są np. określenie procedury rozpatrywania reklamacji oraz ograniczenie lub wyłączenie odpowiedzialności z tytułu rękojmi. Taką możliwość dają Ci przepisy, ale musisz to wyraźnie określić w umowie z kontrahentem. Oczywistym jest, że negocjowanie tego rodzaju postanowień przez handlowców może zabić cały proces sprzedaży, ale jeśli zostaną one zawarte w OWU to może zniechęcać kontrahentów do podejmowania negocjacji. Wiele osób jest bowiem przekonanych, że OWU są nienegocjowalne. Nie jest to prawda, ale dana firma może przyjąć taką politykę i komunikować kontrahentom, że OWU w całości nie podlegają negocjacji lub w części np. dotyczącej odpowiedzialności za wady. 

Poza tym, nawet jeżeli wyłączyłeś swoją odpowiedzialność z tytułu rękojmi to nic nie stoi na przeszkodzie uwzględniania zasadnych reklamacji. To jest narzędzie do obrony przed nieuczciwymi praktykami. Tytułem przykładu można wskazać, że Twój towar ma cechy, które powinien mieć i o których zapewniasz, ale klient nie może sobie poradzić z jego montażem i twierdzi, że to wada towaru. Jeśli w OWU przewidziałeś wyłączenie odpowiedzialności to masz proste narzędzie do obrony bez wchodzenia w spór czy to konkretnie jest wada towaru czy nie. 

Podsumowując 

OWU to bardzo dobre narzędzie do rozwiązania wielu problemów prawnych jeszcze na etapie, zanim się one pojawią. W tekście wskazałem 3, które uważam za szczególnie istotne, ale to mój subiektywny wybór podyktowany konkretnymi sytuacjami, w których OWU się sprawdziły. Po wprowadzeniu OWU w jednej z firm liczba powtarzalnych zapytań handlowców do kancelarii spadła niemal do 0.  

Życie jest jednak dużo bogatsze a handlowcy mogliby napisać nie jedną książkę.  

Nie masz OWU? Napisz do nas na biuro@spaliksodokancelaria.pl lub umów się na spotkanie online 
Pomożemy Ci wprowadzić to rozwiązanie.