Blog

Praca zdalna okazjonalna

W ramach nowelizacji przepisów ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (dalej Kodeks), wprowadzającej do tej ustawy pracę zdalną, ustawodawca zdecydował się także na wprowadzenie regulacji dotyczących pracy zdalnej okazjonalnej. Konstrukcja przepisów dotyczących okazjonalnej pracy zdalnej wskazuje na to, że każdy z pracodawców, niezależnie od tego czy i w jakim stopniu jest zainteresowany konstruowaniem polityki wewnętrznej funkcjonowania prowadzonej firmy musi liczyć się z sytuacją, w której będzie obowiązany do rozpoznania wniosku o pracę zdalną okazjonalną. Z tego też względu warto bliżej przyjrzeć się tej instytucji. 

Czym jest praca zdalna okazjonalna? 

Podobnie, jak w przypadku omawianej już przez nas pracy zdalnej hybrydowej, praca zdalna okazjonalna nie jest wprost zdefiniowana przez ustawodawcę. Przepisy wskazują jedynie, że Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Z uwagi na konstrukcję przytoczonego powyżej art. 67³³ § 1 Kodeksu, odwołać należy się do zdefiniowanego przez pracodawcę pojęcia pracy zdalnej. Dla przypomnienia, ustawodawca zdefiniował pracę zdalną w następujący sposób: Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). 

Pracą zdalną okazjonalną będzie zatem praca zdalna odpowiadająca przytoczonej definicji ustawowej, przy czym wykonywana na wniosek pracownika, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.  

Praca zdalna, a praca zdalna okazjonalna 

Podstawową różnicą, jaka występuje pomiędzy pracą zdalną, a pracą zdalną okazjonalną jest tu podstawa jej wykonywania. W przypadku zwykłej pracy zdalnej, może ona być wykonywana na podstawie polecenia pracodawcy (w ściśle określonych sytuacjach wynikających z Kodeksu) lub na podstawie porozumienia zawartego pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą. Podstawą wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej będzie zaś zaakceptowany przez pracodawcę wniosek o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnej złożony przez pracownika. W przeciwieństwie do zwykłej pracy zdalnej, do stosowania pracy zdalnej okazjonalnej brak jest konieczności wprowadzenia w organizacji regulaminu pracy zdalnej (lub rozbudowanych wersji polecenia i porozumienia w sytuacji, w której regulamin pracy zdalnej nie jest wprowadzany). Innymi słowy, praca zdalna okazjonalna jest w pewnym stopniu odformalizowana w stosunku do zwykłej pracy zdalnej.  

Kolejną różnicą jest wyraźne wskazanie przez ustawodawcę wymiaru dni, przez które praca zdalna okazjonalna może być wykonywana przez pracownika. Ustawodawca przewiduje tu bowiem maksymalny wymiar takich dni, a to 24 dni w roku kalendarzowym. Zwykła praca zdalna nie napotyka na takie ograniczenia. Wprowadzone przez ustawodawcę rozwiązanie służy de facto zapobieganiu obchodzenia przepisów o zwykłej pracy zdalnej, gdyż prowadzi do uniemożliwienia doprowadzania do sytuacji, w której pracownik stale wykonywałby pracę zdalną w formie okazjonalnej, a nie jak przewidział ustawodawca, na podstawie porozumienia (w pewnych sytuacjach też polecenia). Rozwiązanie to wynika z kolejnej decyzji ustawodawcy, polegającej na wyłączeniu znacznej grupy przepisów dotyczących pracy zdalnej do stosowania wobec pracy zdalnej okazjonalnej. 

Wyłączenie stosowania przepisów regulujących pracę zdalną do pracy zdalnej okazjonalnej. 

Zgodnie z art. 67³³ § 2 Kodeksu, Do pracy zdalnej, o której mowa w § 1, nie stosuje się przepisów art. 67¹⁹-67²⁴oraz art. 67³¹ § 3. W pozostałym zakresie przepisy dotyczące zwykłej pracy zdalnej mają zastosowanie także do pracy zdalnej okazjonalnej. 

Wyłączenie wyżej podanych regulacji skutkuje między innymi tym, że: 

1. pracodawca nie jest zobowiązany do akceptacji wniosku pracownika, nawet jeżeli wniosek o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnej składa pracownik zgodnie z przepisami uprzywilejowany (to jest pracownik kwalifikujący się do jednej z grup przewidzianych przez ustawodawcę np. kobieta w ciąży, któremu co do zasady nie można odmówić uzgodnienia zwykłej pracy zdalnej); 
   
2. pracodawca nie jest zobowiązany do przedstawienia pracownikowi informacji zawierającej określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy Pracownika wykonującego pracę zdalną oraz wskazania osoby lub organu, o których mowa w art. 31 Kodeksu, odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej; 
   
3. wobec pracownika wykonującego pracę zdalną okazjonalną na pracodawcy nie ciążą obowiązki przewidziane ustawą, a zatem pracodawca nie jest między innymi obowiązany do zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, czy pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
   

To właśnie przede wszystkim w wyłączeniu obowiązków w zakresie okazjonalnej pracy zdalnej nałożonych na pracodawcę w przypadku zwykłej pracy zdalnej należy upatrywać określenia przez ustawodawcę maksymalnego wymiaru dni w roku kalendarzowym, przez które pracownik może świadczyć pracę zdalną okazjonalną.  

Kontrola pracy zdalnej okazjonalnej 

Art. 67³³ § 3 Kodeksu stanowi, że Kontrola wykonywania pracy zdalnej, o której mowa w § 1, kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem. 

Konstrukcję przytoczonego przepisu trudno uznać za fortunną, w szczególności w przypadku pracodawcy, który wprowadził do swojej organizacji regulamin pracy zdalnej, określający zasady kontroli (jest to element konieczny regulaminu). O ile bowiem w takiej sytuacji zasady kontroli będą wiążące dla pracodawcy i pracowników świadczących pracę zdalną na podstawie porozumienia czy polecenia, o tyle brak jest możliwości automatycznego stosowania takich ustalonych zasad wobec pracownika który ma wykonywać pracę zdalną okazjonalną. Ustawodawca wymaga bowiem, by w tym przypadku doszło do ustalenia zasad kontroli pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Oczywiście pracodawca może zaproponować, by kontrola odbywała się na zasadach przewidzianych dla kontroli zwykłej pracy zdalnej, ale pracownik musi wyrazić na to zgodę. Pracownik może również zaproponować modyfikację do takich podstawowych zasad lub przedstawić własne, całkowicie inne rozwiązania. W efekcie, decyzja ustawodawcy może okazać się problematyczna zarówno dla pracodawcy (w zakresie konieczności uzgadniania zasad kontroli, weryfikowania jakie zasady zostały ustalone z poszczególnym pracownikiem) oraz dla pracownika (pracownik musi liczyć się z tym, że przedstawienie przez niego modyfikacji zasad, czy własnych propozycji rozciągnie w czasie rozpoznawanie jego wniosku, choćby wobec konieczności zweryfikowania tych propozycji przez pracodawcę, czy prowadzenia rozmów pomiędzy stronami celem uzgodnienia).  

Obowiązki stron 

Jakkolwiek ustawodawca wyłączył stosowanie części przepisów dotyczących pracy zdalnej do pracy zdalnej okazjonalnej, tak przepisy, które nie zostały wprost wyłączone nadal należy stosować.  

W konsekwencji, między innymi: 

1. pracodawca nie może dopuścić pracownika do wykonywania pracy zdalnej bez złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy; 
2. przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik musi potwierdzić w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązać się do ich przestrzegania; 
3. pracownik musi potwierdzić w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z procedurami ochrony danych osobowych określonych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązać się do ich przestrzegania. 

Tym samym, po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku złożonego przez pracownika, konieczne będzie dodatkowo złożenie przez pracownika oświadczeń, o których mowa wyżej. Kwestia ta wymaga zatem odpowiedniego zorganizowania procedury w przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku przez pracodawcę.  

Zagadnienia problematyczne 

Samo złożenie przez pracownika wniosku o pracę zdalną okazjonalną nie powoduje automatycznie, że pracownik może wykonywać pracę zdalną. Ustawodawca zastosował tu inną konstrukcję, niż w przypadku urlopu na żądanie. Wskazuje na to wprost proste porównanie przepisów regulujących obie instytucje. Zgodnie z art. 167² Kodeksu, Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Poprzez zastosowanie zwrotu Pracodawca jest obowiązany udzielić doszło tu do nakazania pracodawcy pozytywnego rozpoznania wniosku o udzielenie urlopu na żądanie. W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej przepis mówi jednak wyłącznie tyle, że Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika. Brak tu zatem nakazu pozytywnego rozpoznania wniosku przez pracodawcę.   

W konsekwencji, pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika o wykonywanie pracy zdalnej. Nawet w przypadku, gdy taki wniosek pochodzi od pracownika uprzywilejowanego, pracodawca nie musi go uwzględniać. Wynika to z okoliczności wyłączenia ze stosowania do pracy zdalnej okazjonalnej art. 67¹⁹ Kodeksu.  

Pracodawca musi przy tym mieć na względzie to, że swojej decyzji nie może podejmować w sposób całkowicie dowolny, bez uwzględnienia faktycznie występujących okoliczności. W przeciwnym razie pracodawca naraża się na zarzut naruszenia zasady równego traktowania pracowników czy łamania zakazu niedyskryminacji.  

Na zakończenie warto jeszcze zaznaczyć, że przedstawiony wcześniej wymiar 24 dni w roku kalendarzowym w żadnym stopniu nie ogranicza tu możliwości wykorzystania go w różnych odstępach czasu i w różnych ilościach. Jeżeli takie będzie życzenie pracownika, a pracodawca na to się zgodzi, to pracownik może wykonywać okazjonalną pracę zdalną nawet przez kolejno następujące po sobie 24 dni robocze. Oczywiście jeżeli owe 24 dni zostaną wykorzystane przez pracownika np. w miesiącu styczniu i lutym, to przez pozostałą część roku kalendarzowego pracownik nie będzie mógł już świadczyć okazjonalnej pracy zdalnej.  

E-book i indywidualne wdrożenie  

Jeśli interesuje Cię temat regulacji prawnej pracy zdalnej to zachęcamy do zakupu naszego E-booka, w którym komentujemy nowelizację w tym zakresie i dajemy konkretne wskazówki co zrobić, żeby wdrożyć regulację pracy zdalnej. Naszego e-booka znajdziesz na stronie Empiku: Praca zdalna w świetle nowelizacji Kodeksu Pracy - Jakub Spalik | Ebook Sklep EMPIK.COM.  

Jeżeli jednak wolałbyś otrzymać wsparcie merytoryczne w tej materii, w szczególności potrzebujesz asysty prawnej we wdrożeniu pracy zdalnej firmie, w tym przygotowaniu Regulaminu i wzorów pozostałych dokumentów wraz z instrukcją to zachęcamy do zarezerwowania terminu na bezpłatną rozmowę: Rezerwuj spotkanie z Radcą Prawnym online (spaliksodokancelaria.pl). Podczas spotkania ustalimy jakie są Twoje potrzeby i w jaki sposób możemy Ci pomóc. Po spotkaniu otrzymasz od nas ofertę i wówczas zdecydujesz czy nawiążemy współpracę.