Blog

Praca zdalna na polecenie

Praca zdalna to forma organizacji pracy, która pozwala pracownikowi wykonywać swoje obowiązki poza miejscem stałego wykonywania pracy. Praca zdalna może być ustalona na podstawie porozumienia między pracownikiem a pracodawcą, na podstawie polecenia pracodawcy lub na podstawie wiążącego wniosku pracownika. W tym wpisie skupię się na drugim przypadku i omówię najważniejsze kwestie prawne z nim związane. 

W jakich sytuacjach pracodawca może polecić pracownikowi świadczenie pracy zdalnie?  

Pracodawca może polecić pracownikowi świadczenie pracy zdalnie w dwóch sytuacjach:

1. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
2. w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Co istotne praca zdalna na polecenie pracodawcy może być wykonywana w okresie występowania ww. sytuacji. Ma zatem charakter czasowy. To z kolei oznacza, że jednym z wymogów treści polecenia wykonywania pracy zdalnej powinno być określenie czasu obowiązywania tego polecenia. Wydaje się, że nie musi to być ściśle określona data. Może to być określenie w stylu: do czasu ustania stanu zagrożenia epidemicznego. 

Należy pamiętać, że wprowadzenie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy jest wyjątkiem od wprowadzenia pracy zdalnej w trybie porozumienia z pracownikiem. Oznacza to, że przewidziane przez ustawodawcę wyjątki są ściśle określone i w żadnym wypadku nie mogą być wykładane rozszerzająco lub stosowane per analogiam. W konsekwencji, pracodawca jest mocno ograniczony co do możliwości kierowania pracownika do pracy zdalnej bez uzgodnienia.  

Wymóg złożenia przez pracownika oświadczenia o tym, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.   

Przepisy określają, że praca zdalna na polecenie pracodawcy może być wykonywana, w przypadkach opisanych wyżej, jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Warunki te dotyczą m.in. dostępu do sprzętu komputerowego, łącza internetowego, oprogramowania niezbędnego do wykonywania zadań oraz miejsca do pracy, które zapewnia odpowiedni poziom ciszy i prywatności.   

Kiedy pracodawca powinien uzyskać takie oświadczenie od pracownika?  

Pracodawca jest zobowiązany uzyskać oświadczenie od pracownika przed wydaniem polecenia o wykonywaniu pracy zdalnej. Procedura pozyskania oświadczenia powinna zatem przewidywać powiadomienie pracownika o zamiarze wydania polecenia pracy zdalnej i zwrócenie się do pracownika o złożenie wymaganego przepisem oświadczenia, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Bez uzyskania stosownego oświadczenia skierowanie pracownika do pracy zdalnej stanowiłoby naruszenie przepisów. 

Cofnięcie polecenia 

W kwestii cofnięcia polecenia ustawodawca wypowiada się dwukrotnie. Po pierwsze, określa, kiedy pracodawca może cofnąć polecenie i w jakim terminie pracownik powinien zakończyć wykonywanie pracy zdalnej na tej podstawie. Po drugie, ustawodawca uregulował sytuację, w której pracownik utracił możliwość wykonywania pracy zdalnej ze względu na zmianę warunków lokalowych lub technicznych. 

Odnośnie do pierwszego przypadku, pracodawcy powinni pamiętać, że mogą wprawdzie cofnąć polecenie w każdym czasie, ale przy tym koniecznym jest zachowanie przez nich co najmniej dwudniowego uprzedzania pracownika o takim zamiarze. Pracodawca nie może zatem dopuścić się zachowania polegającego na tym, że w sytuacji, w której wydał polecenie pracy zdalnej z dnia na dzień polecenie to cofnie. Procedura powinna wyglądać w ten sposób, że po powzięciu zamiaru cofnięcia polecenia, pracodawca uprzedza o tym pracownika, zachowując co najmniej dwudniowy termin, a następnie, po upływie tego terminu, cofa polecenie, względnie, oświadczając o cofnięciu polecenia, pracodawca wskazuje termin powrotu do zwykłego trybu pracy, nie krótszy niż dwa dni od dnia otrzymania przez pracownika oświadczenia o cofnięciu polecenia. 

Odnośnie do cofnięcia polecenia ze względu na zmianę warunków technicznych lub lokalowych pracownika wprowadzona regulacja jest nieco niefortunna i wydaje się, że ustawodawca mógł skorzystać z innego trybu. Przepis przewiduje, że „W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.”. Należy przy tym pamiętać, że praca zdalna na polecenie pracodawcy jest możliwa w dość szczególnych okolicznościach. Celem przepisu jest umożliwienie pracodawcy kontynuowania prowadzenia działalności w sytuacji, gdy zapewnienie warunków do pracy stacjonarnej jest niemożliwe z przyczyn niezależnych od pracodawcy. Zatem jeśli pracownik poinformuje o tym, że nie może już wykonywać pracy zdalnie to pracodawca nie ma innego wyboru i musi obligatoryjnie cofnąć polecenie. W tej procedurze brakuje mi uwzględnienia sytuacji, w której pracownik utracił możliwość wykonywania pracy zdalnej w jednym miejscu, ale mógłby ją kontynuować w innym miejscu. Wystarczyłoby zatem, żeby złożył pracodawcy nowe oświadczenie o miejscu wykonywania pracy zdalnej. Taka sytuacja jest przecież uwzględniona w przypadku pracy zdalnej wprowadzonej na podstawie porozumienia. W trybie uzgodnienia, jak wynika z samej definicji pracy zdalnej, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Skoro mowa o miejscu każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, to jasnym jest, że miejsce to, w trybie uzgodnienia, może się zmieniać. Zamiast jednak tego, ustawodawca podjął decyzję o obowiązkowym cofnięciu polecenia. 

Wobec takiej decyzji ustawodawcy, poinformowanie pracodawcy przez pracownika o zmianie warunków lokalowych skutkujących niemożnością wykonywania pracy zdalnej prowadzić będzie do sytuacji, w której pracodawca będzie musiał cofnąć polecenie, a jeżeli uzasadnione będzie to, by pracownik jednak dalej pracę zdalną świadczył, to koniecznym będzie powtórzenie całej procedury wydania polecenia, o tyle o ile pracownik złoży nowe oświadczenie o warunkach technicznych i lokalowych w nowym miejscu wykonywania pracy zdalnej. Ewentualnie, niezależnie od wystąpienia przesłanek z art. art. 67¹⁹ § 3 k.p. strony mogą uzgodnić warunki wykonywania pracy zdalnej.   

E-book i indywidualne wdrożenie 

Jeśli interesuje Cię temat regulacji prawnej pracy zdalnej to zachęcam do zakupu naszego E-booka, w którym komentujemy nowelizację w tym zakresie i dajemy konkretne wskazówki co zrobić, żeby wdrożyć regulację pracy zdalnej. Naszego e-booka znajdziesz na stronie Empiku: Praca zdalna w świetle nowelizacji Kodeksu Pracy - Jakub Spalik | Ebook Sklep EMPIK.COM. 

Jeżeli jednak wolałbyś otrzymać wsparcie merytoryczne w tej materii, w szczególności potrzebujesz asysty prawnej we wdrożeniu pracy zdalnej firmie, w tym przygotowaniu Regulaminu i wzorów pozostałych dokumentów wraz z instrukcją to zachęcam do zarezerwowania terminu na bezpłatną rozmowę bezpośrednio ze mną: Rezerwuj spotkanie z Radcą Prawnym online (spaliksodokancelaria.pl). Podczas spotkania ustalimy jakie są Twoje potrzeby i w jaki sposób mogę Ci pomóc. Po spotkaniu otrzymasz ode mnie ofertę i wówczas zdecydujesz, czy nawiążemy współpracę.