Blog

Praca zdalna hybrydowa

Z dniem 7.04.2023 r. w życie weszły przepisy nowelizujące ustawę z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (dalej Kodeks), które to wprowadziły do Kodeksu dotychczas w nim nie występujące regulacje dotyczące pracy zdalnej. Jakkolwiek taka forma wykonywania pracy wcześniej w Kodeksie nie występowała, tak nie jest ona całkowicie obca polskiemu ustawodawstwu. Ustawa z dnia 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej ustawa COVID) wprowadzała bowiem możliwość wydania pracownikowi przez pracodawcę polecenia wykonywania pracy zdalnej. Z uwagi na to, że zarówno pracodawcy, jak i pracownicy byli zainteresowani wprowadzeniem takiej formy wykonywania pracy, a ustawa COVID regulowała ją w sposób szczątkowy, ostatecznie doszło do szerszego uregulowania tej formy w samym Kodeksie. Zastosowane przez ustawodawcę rozwiązania pozwalają na ułożenie pracy w pełni zdalnej, jak i hybrydowej.  

Czym jest praca zdalna? 

Przed omówieniem pracy zdalnej hybrydowej koniecznym jest określenie, czym jest sama praca zdalna. Ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie definicji legalnej pracy zdalnej, tym samym określając w art. 67¹⁸ Kodeksu, że Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). 

Praca zdalna to zatem forma wykonywania pracy, polegająca na świadczeniu przez pracownika pracy całkowicie lub częściowo w miejscu uzgodnionym pomiędzy stronami umowy o pracę, w szczególności z wykorzystaniem środków pozwalających na bezpośrednie porozumiewanie się na odległość, a zatem przykładowo za pomocą telefonu, poczty elektronicznej, komunikatorów.  

W przeciwieństwie do pracy zdalnej, praca zdalna hybrydowa nie jest pojęciem zdefiniowanym przez ustawodawcę. Jest to zatem określenie występujące potocznie. O pracy zdalnej hybrydowej możemy mówić wobec tego, w jaki sposób zdefiniowana została praca zdalna. Kluczowym jest tu zawarty w powołanej powyżej definicji zwrot może być wykonywana całkowicie lub częściowo. W przypadku świadczenia pracy całkowicie w formie zdalnej, będziemy mówić o pracy w pełni zdalnej. W przypadku zaś, gdy świadczenie pracy będzie odbywać się w części zdalnie, w części zaś stacjonarnie, będziemy mieli do czynienia z pracą zdalną hybrydową.  

Źródła pracy zdalnej hybrydowej 

Podobnie jak w przypadku pracy zdalnej pełnej, źródłem pracy zdalnej hybrydowej będzie przede wszystkim porozumienie zawierane z pracownikiem. Nie można tu również wykluczyć skierowania pracownika do pracy zdalnej hybrydowej na podstawie polecenia, aczkolwiek z uwagi na powody, jakie muszą wystąpić, by polecenie wykonywania pracy zdalnej w ogóle mogło być wydane, dużo zależeć tu będzie od konkretnej sytuacji (generalnie w większości przypadków warunkujących wydanie polecenia, pracodawca będzie zapewne zmuszony do skierowania pracownika do pracy w pełni zdalnej). 

Konstrukcja pracy zdalnej hybrydowej 

Określenie, czy pracownicy będą mogli wykonywać pracę w pełni zdalną czy hybrydową, zależeć będzie przede wszystkim od polityki przyjętej przez pracodawcę. Dany pracodawca może być zainteresowany wykonywaniem przez pracowników pracy w pełni zdalnej, podczas gdy wolą innego będzie wprowadzenie wyłącznie modelu hybrydowego. Poszczególni pracodawcy mogą zatem, już w regulaminie pracy zdalnej wskazać, że dopuszczalnym jest wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej wyłącznie w modelu hybrydowym, podczas gdy inni mogą określić, że dopuszczalnym będzie model wyłącznie pełny. Oczywiście możliwym jest także przyjęcie, że dopuszczalne są obie formy.  

By można mówić o pracy zdalnej hybrydowej koniecznym jest wprowadzenie do porozumienia (ew. polecenia) odpowiednich postanowień, pozwalających na ustalenie, że mamy do czynienia z pracą zdalną hybrydową, a nie w pełni zdalną. Chodzi tu zatem o zawarcie takiego postanowienia, z którego wynika, że pracownik ma świadczyć pracę w części zdalnie, w części stacjonarnie.  

Podobnie, jak w przypadku dopuszczenia jednego z modeli wykonywania pracy zdalnej, konstrukcja takiego postanowienia również zależy przede wszystkim od polityki przyjętej przez pracodawcę. Z jednej strony pracodawca może bowiem uzgodnić z pracownikiem, że ten będzie świadczyć pracę zdalnie np. 3 dni w każdym tygodniu roboczym i na tym poprzestać. W takim przypadku pracownik będzie miał swobodę wyboru konkretnych dni w tygodniu, w których będzie pracować zdalnie. Z drugiej strony możliwe jest uzgodnienie na podstawie którego pracownik będzie obowiązany do stawienia się do pracy stacjonarnie w konkretne dni. W takim przypadku pracownik będzie świadczyć pracę stacjonarną w te dni, a w pozostałych będzie pracować zdalnie. Możliwym jest także uzgodnienie, że pracownik będzie świadczyć pracę zdalnie w konkretne dni.  

Tego typu generalne polityki przyjmowane przez pracodawców napotykają jednak na pewne ograniczenia. Pracodawca musi bowiem pamiętać, że w przypadku złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika uprzywilejowanego przez ustawodawcę (np. kobietę w ciąży), co do zasady wnioskiem tym jest związany i musi go zaakceptować. Jeżeli zatem taki pracownik złoży wniosek o wykonywanie pracy w pełni zdalnej, a nie występują przewidziane w Kodeksie przyczyny odmowy uznania wniosku, to pracodawca taki wniosek musi zaakceptować, a przyjęta przez niego generalna polityka schodzi tu na dalszy plan.  

Warto wskazać, że praca zdalna hybrydowa nie musi być ułożona w taki sposób, by pracownik w każdym tygodniu świadczył pracę w modelu mieszanym. Możliwe jest np. wskazanie, że pracownik będzie wykonywał pracę zdalnie przez pierwsze dwa tygodnie robocze danego miesiąca, a w pozostałych tygodniach będzie pracować stacjonarnie.  

Zagadnienia problematyczne

Jeden z naszych Klientów, dla którego realizowaliśmy zlecenie polegające na dostosowaniu polityki i dokumentacji do wprowadzonych przepisów regulujących pracę zdalną,  zadał nam ciekawe pytania dotyczące modelu hybrydowego.  

Pierwsze z nich dotyczyło tego, czy w przypadku wprowadzenia pracy zdalnej hybrydowej pracownik może swobodnie wybierać dni, w których będzie świadczyć pracę zdalnie.  

Odpowiedź na to pytanie została już zasadniczo podana powyżej. Generalnie wszystko będzie zależeć od tego, w jaki sposób skonstruowane zostanie postanowienie w porozumieniu lub poleceniu. Jeżeli pracodawca ustali z pracownikiem wyłącznie tyle, że pracownik będzie np. świadczyć pracę zdalnie przez 10 dni każdego miesiąca, to pracownik będzie mógł swobodnie dobrać te dni. Jeżeli zaś pracodawca ustali z pracownikiem, że ten będzie mógł wykonywać pracę zdalnie tylko przez 3 dni każdego kolejnego tygodnia, a to w poniedziałek, środę i piątek, to pracownik nie będzie mógł dokonywać samodzielnych modyfikacji. Warto podkreślić, że w przypadku, gdyby pojawiła się inicjatywa lub konieczność zmiany podziału dni przeznaczonych na pracę zdalną i stacjonarną, to koniecznym byłaby zmiana porozumienia lub polecenia.  

Drugie pytanie dotyczyło tego, czy pracownik świadczący pracę w modelu hybrydowym może ubiegać się dodatkowo o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnej. W naszej ocenie nie ma ku temu przeszkód, gdyż ustawodawca w żadnym stopniu nie ogranicza możliwości ubiegania się o pracę zdalną okazjonalną przez pracowników świadczących pracę w modelu hybrydowym. Co oczywiste, w takim przypadku wniosek o pracę zdalną okazjonalną powinien wskazywać inny dzień, niż przewidziany na pracę zdalną w porozumieniu.  

Problemem wartym zasygnalizowania jest kwestia tego, w jak szerokim zakresie pracodawca związany jest wnioskiem pracownika uprzywilejowanego o świadczenie pracy zdalnej. Jak wspomniano uprzednio, pracodawca, co do zasady, jest związany wnioskiem takiego pracownika, a zatem wniosek ten ma pierwszeństwo przed przyjętą przez pracodawcę polityką. Skoro ustawodawca wskazuje, że wniosek pochodzący od pracownika uprzywilejowanego, co do zasady, wiąże pracodawcę, to należy podkreślić, że pracodawca będzie związany nie tylko samym faktem złożenia wniosku lecz również jego treścią. Jeżeli pracownik uprzywilejowany złoży wniosek o wykonywanie pracy zdalnej hybrydowej i we wniosku wskaże, że chciałby pracować zdalnie przez dwa dni w każdym kolejnym tygodniu roboczym, a to w poniedziałek i wtorek, to pracodawca taką wolą pracownika będzie związany (oczywiście o tyle, o ile nie występują przewidziane przez ustawodawcę przyczyny uzasadniające odmowę uznania wniosku). Jeżeli zaś pracownik uprzywilejowany wskaże we wniosku tylko tyle, że chciałby pracować zdalnie przez dwa dni w każdym tygodniu roboczym, to możliwym będzie, wspólne z pracownikiem, dookreślenie tych dni na etapie zawierania porozumienia, przy czym wyłącznie o tyle, o ile wolą pracownika nie będzie pozostawienie mu swobody wyboru tych dni.