Blog

Miejsce pracy zdalnej

Celem wprowadzenia pracy zdalnej do ustawy z dnia 26.06.1974r. Kodeks pracy (dalej Kodeks) było umożliwienie pracownikowi świadczenia pracy poza siedzibą (oddziałem/zakładem) pracodawcy.
Przyjęte przez legislatora rozwiązania powodują, że miejsce świadczenia pracy w formie zdalnej nie jest kwestią pozbawioną znaczenia, czy drugorzędną, lecz wręcz kluczową.

W niniejszym tekście przedstawimy podstawowe kwestie związane z zagadnieniem miejsca pracy zdalnej.  

Konieczność ustalenia miejsca pracy zdalnej  

Konieczność ustalenia miejsca pracy zdalnej wynika już z samej treści przyjętej przez ustawodawcę definicji pracy zdalnej. Przepisy wskazują bowiem na to, że praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika. Z przytoczonego fragmentu definicji pracy zdalnej wynikają dwie podstawowe kwestie.  

Po pierwsze, miejsce pracy zdalnej musi zostać każdorazowo uzgodnione pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą. Żadna ze stron umowy o pracę nie ma możliwości jednostronnego ustalenia miejsca świadczenia pracy zdalnej. Pracownik i pracodawca, którzy są zainteresowani pracą zdalną muszą zatem podjąć rozmowy w tym zakresie i końcowo dojść do porozumienia.  

Po drugie, miejscem pracy zdalnej może być miejsce zamieszkania pracownika, ale nie jest to wymóg. O ile dojdzie do takiego uzgodnienia, pracownik może świadczyć pracę przykładowo również w miejscu zamieszkania swoich znajomych, w kawiarni czy biurze coworkingowym.  

Ustalenie miejsca świadczenia pracy powinno dotyczyć zarówno pracy zdalnej wykonywanej na podstawie porozumienia zawieranego z pracownikiem, jak i na podstawie polecenia kierowanego przez pracodawcę. W przypadku polecenia pracy zdalnej należy bowiem mieć na względzie to, że może ona być wykonywana o tyle, o ile pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej (art. 67¹⁹ § 3 Kodeksu). Co więcej, wedle art. 67¹⁹ § 5 Kodeksu, W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej. Oczywistym jest, że z uwagi na takie rozwiązania ustawowe, pracownik składa oświadczenie i informację dotyczącą konkretnego miejsca. Ponadto, brak jest argumentów ku temu, by do pracy zdalnej wykonywanej na podstawie polecenia nie stosować definicji ustawowej, która wyraźnie wskazuje na konieczność uzgodnienia miejsca wykonywania tej pracy.  

Określenie miejsca świadczenia pracy zdalnej 

Miejsce wykonywania pracy zdalnej powinno zostać określone w sposób odpowiednio precyzyjny, tak aby nie budziło wątpliwości. Powody takiego stanowiska przedstawione zostaną w dalszej części tekstu. W tym miejscu należy wskazać, że w pełni zasadnym byłoby określenie miejsca poprzez podanie adresu, a w przypadku miejsca publicznego lub quasi publicznego np. kawiarni czy biura coworkingowego, również wskazanie nazwy takiego punktu.  

Warto zauważyć, że brak jest przeszkód prawnych co do tego, by strony określiły od razu kilka miejsc pracy zdalnej. Co więcej, ustawodawca nie ogranicza miejsca wykonywania pracy zdalnej do granic RP. Możliwym jest zatem określenie miejsca wykonywania pracy zdalnej, które będzie położone poza terytorium kraju.  

Miejsce świadczenia pracy zdalnej powinno być określone przez strony w zawieranym porozumieniu, względnie w załączniku do porozumienia. W przypadku polecenia wykonywania pracy zdalnej, pracodawca powinien zakomunikować pracownikowi zamiar wydania polecenia i uzgodnić z nim miejsce pracy, a następnie uzyskać od pracownika oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej, które to oświadczenie będzie jednocześnie wskazywać na uzgodnione miejsce świadczenia pracy.   

Przy określaniu miejsca świadczenia pracy zdalnej strony muszą mieć na względzie to, że w razie uzgodnienia zmiany ustalonego już miejsca wykonywania pracy, konieczne będzie podjęcie dalszych czynności. W przypadku wykonywania pracy na podstawie porozumienia należało będzie zawrzeć aneks do takiego porozumienia. W przypadku, w którym miałoby dojść do zmiany miejsca świadczenia pracy zdalnej wykonywanej na podstawie polecenia, koniecznym byłoby przeprowadzenie od początku przewidzianej przez ustawodawcę procedury wydania polecenia, a zatem uzyskania od pracownika, bezpośrednio przed wydaniem nowego polecenia, oświadczenia, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej i końcowo wydanie nowego polecenia. Procedurę należałoby powtórzyć również w przypadku, w którym zmiana miejsca świadczenia pracy zdalnej wykonywanej na podstawie polecenia musi nastąpić nie z uwagi na wolę stron, lecz z przyczyn, o których mowa w przytoczonym uprzednio art. 67¹⁹ § 5 Kodeksu.  

Istotność określenia miejsca świadczenia pracy zdalnej 

Określenie miejsca świadczenia pracy zdalnej jest istotne nie tylko z uwagi na konieczność spełnienia przesłanek warunkujących uznanie pracy za świadczoną zdalnie. Ustawodawca przewidział szereg przepisów, które odnoszą się właśnie do miejsca świadczenia pracy.  

Obok omawianych już wcześniej kwestii, a dotyczących polecenia wykonywania pracy zdalnej, pracodawca musi pamiętać, że: 

1. miejsce świadczenia pracy jest ściśle związane z kontrolą pracy zdalnej, a to wobec tego, że pracodawca ma prawo prowadzenia kontroli tylko i wyłącznie w miejscu wykonywania pracy zdalnej – w przypadku sporu to zatem pracodawca musi być w stanie wykazać, że kontrolę prowadził w takim właśnie miejscu; 
   
   
2. pracownik obowiązany jest do zorganizowania swojego stanowiska pracy zdalnej przy uwzględnieniu wymagań ergonomii, a dodatkowo musi również oświadczyć, i to przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy – kwestia ta może być przedmiotem kontroli prowadzonej przez pracodawcę; 
   
   
3. miejsce świadczenia pracy zdalnej może być istotne z punktu widzenia nałożonego na pracodawcę obowiązku pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej; 
   
   
4. w przypadku, w którym dojdzie do wypadku przy pracy zdalnej zasadą jest konieczność przeprowadzenia oględzin miejsca wypadku. Zespół powypadkowy może wprawdzie odstąpić od oględzin, ale tylko wtedy, gdy uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości. Kwestia ta może okazać się niezwykle problematyczna w przypadku, w którym pracodawca uzgodnił z pracownikiem miejsce świadczenia pracy poza RP albo wprawdzie na terenie RP, lecz w znacznej odległości od siedziby pracodawcy/oddziału/zakładu. 

E-book i indywidualne wdrożenie  

Jeśli interesuje Cię temat regulacji prawnej pracy zdalnej to zachęcamy do zakupu naszego E-booka, w którym komentujemy nowelizację w tym zakresie i dajemy konkretne wskazówki co zrobić, żeby wdrożyć regulację pracy zdalnej. Naszego e-booka znajdziesz na stronie Empiku: Praca zdalna w świetle nowelizacji Kodeksu Pracy - Jakub Spalik | Ebook Sklep EMPIK.COM.  

Jeżeli jednak wolałbyś otrzymać wsparcie merytoryczne w tej materii, w szczególności potrzebujesz asysty prawnej we wdrożeniu pracy zdalnej firmie, w tym przygotowaniu Regulaminu i wzorów pozostałych dokumentów wraz z instrukcją to zachęcamy do zarezerwowania terminu na bezpłatną rozmowę: Rezerwuj spotkanie z Radcą Prawnym online (spaliksodokancelaria.pl). Podczas spotkania ustalimy jakie są Twoje potrzeby i w jaki sposób możemy Ci pomóc. Po spotkaniu otrzymasz od nas ofertę i wówczas zdecydujesz, czy nawiążemy współpracę.