Blog

Komunikacja w pracy zdalnej

Z uwagi na to, że założeniem świadczenia pracy w modelu zdalnym jest wykonywanie tej pracy poza siedzibą pracodawcy, istotnym elementem takiej formy pracy jest kwestia wzajemnego porozumiewania się stron umowy o pracę. W niniejszym tekście przyjrzymy się wymogom, jakie ustawodawca stawia w zakresie takiej komunikacji, jak również przedstawimy zasady dotyczące wniosków, oświadczeń, informacji i potwierdzeń kierowanych wobec drugiej ze stron stosunku pracy.   

Sposoby komunikacji w pracy zdalnej 

Ustawodawca zwraca uwagę na kwestię komunikacji pracownika i pracodawcy już w samej definicji pracy zdalnej. Dla przypomnienia, wedle art. 67¹⁸ ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (dalej Kodeks), Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). 

Z przedstawionej definicji wynika, że praca zdalna może być świadczona w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Ustawodawca nie wskazuje wprost na to, jakimi środkami mają posługiwać się strony umowy o pracę. Co więcej, z definicji nie wynika również obowiązek, by komunikacja taka miała zawsze następować za pomocą środka służącego do bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Jakkolwiek zatem w praktyce najczęstszą formą porozumiewania się będzie tu kontakt telefoniczny, przez pocztę elektroniczną, komunikatory lub programy służące do pracy zespołowej, tak możliwym jest również określenie innych form kontaktu. Pracodawca musi jednak zwrócić uwagę na pewne obowiązki związane z ustaleniem sposobu kontaktu.  

Obowiązki dotyczące komunikacji w pracy zdalnej 

Podstawowym obowiązkiem związanym z komunikacją jest konieczność określenia przez pracodawcę zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną. 

Obowiązek ten musi zostać spełniony przez pracodawcę poprzez określenie zasad w regulaminie pracy zdalnej, w porozumieniu zawieranym z zakładową organizacją związkową lub przypadku braku takich dokumentów (albo w zakresie kierowania polecenia, w przypadku, gdy dokumenty takie wprawdzie istnieją, ale nie traktują o poleceniu wykonywania pracy zdalnej), w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawieranym z pracownikiem.  

Warto zwrócić tu uwagę, że obok określenia zasad porozumiewania się, ustawodawca wymaga również określenia sposobu, w jaki pracownik będzie potwierdzać obecność na stanowisku pracy. Oczywistym jest, że obok konieczności spełnienia obowiązku ustawowego, pracodawca powinien mieć na względzie tę kwestię również z punktu widzenia ochrony własnych interesów. Potwierdzenie obecności w pracy może nastąpić w różnej formie. Przykładowo, takim potwierdzeniem może być przesłanie przez pracownika za pomocą ustalonego komunikatora stosownej wiadomości do przełożonego.  

Kolejny obowiązek związany z komunikacją wynika z art. 67²⁷ Kodeksu, który to stanowi, że Pracownik wykonujący pracę zdalną i pracodawca przekazują informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą. Zarówno pracownik, jak i pracodawca, zobowiązani są do przekazania sobie odpowiednich danych kontaktowych, pozwalających na prowadzenie komunikacji zgodnie z ustalonymi zasadami. Wymóg ten jest zrozumiały, wobec tego, że w przypadku braku przekazania takich informacji, porozumiewanie się pomiędzy stronami nie byłoby możliwe.  

Wnioski, oświadczenia, informacje i potwierdzenia kierowane wobec drugiej ze stron stosunku pracy 

Zagadnienie poruszane w niniejszej części tekstu należy odróżnić od omawianego uprzednio porozumiewania się przez pracownika i pracodawcę dla celów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Sygnalizowane poniżej kwestie tyczą się wniosków, oświadczeń, informacji i potwierdzeń, które pozostają związane z pracą zdalną, ale nie służą do bieżącego porozumiewania się w przedmiocie samego wykonywania pracy.  

Mając na względzie charakter pracy zdalnej, ustawodawca zdecydował się na przyjęcie rozwiązania, które pozwala na wybranie jednej z postaci składania wniosków, oświadczeń, informacji i potwierdzeń związanych z pracą zdalną. Na skutek takiego rozwiązania, zarówno pracownik, jak i pracodawca, mogą skorzystać zarówno z postaci papierowej, jak i elektronicznej.  

Tym samym, pracownik uprawniony jest do złożenia wobec pracodawcy wniosku o wykonywanie pracy zdalnej w obu przewidzianych postaciach. Podobnie pracodawca, który jest zobowiązany do poinformowania pracownika uprzywilejowanego o odmowie uwzględnienia wniosku o pracę zdalną, swój obowiązek może spełnić poprzez przekazanie swojego stanowiska zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Analogiczne rozwiązanie tyczy się złożenia przez jedną ze stron stosunku pracy wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, jak również potwierdzeń i oświadczeń, które pracownik musi złożyć w związku z pracą zdalną (potwierdzenie przez pracownika zapoznania się z procedurami ochrony danych osobowych dotyczących pracy zdalnej, oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego i informacją bhp, oświadczenie pracownika potwierdzającego, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy). 

Na zakończenie warto zwrócić uwagę na art. 67³² Kodeksu. Przepis ten jest szczególnie istotny z punktu widzenia pracodawcy, a to z tego względu, że nadaje pracownikowi pracującemu w formie zdalnej szczególne uprawnienia dotyczące możliwości odstąpienia od zachowania formy pisemnej. Jak bowiem stanowi rzeczony przepis, W przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu lub innych ustaw lub aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. Innymi słowy, w przypadku, w którym mamy do czynienia z pracownikiem świadczącym pracę w modelu zdalnym, pracownik taki może, w sposób wiążący pracodawcę, złożyć wniosek w postaci np. elektronicznej, pomimo, że przepisy prawa przewidują konieczność zachowania dla takiego wniosku formy pisemnej. W tym zakresie warto przytoczyć również stanowisko K. Jaśkowskiego, który zaznacza, że „Możliwość zastąpienia przewidziana w tym przepisie dotyczy tylko „wniosków” pracownika, ale nie należy stosować tu wykładni zbyt rygorystycznej i przyjmować, że chodzi tu tylko o sytuacje, gdy przepis używa określenia „wniosek”. Wykładnia funkcjonalna przemawia za objęcie tym przepisem również innych podobnych oświadczeń pracownika, dla których jest wymagana forma pisemna, a które są inaczej nazwane, przykładowo jako „żądanie” lub „propozycja” (K. Jaśkowski, E. Maniewska, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany. Wyd. LEX/el.2023.) Mając na względzie budowę przepisów dotyczących pracy zdalnej, w szczególności powtarzającej się w kolejnych przepisach złagodzonego wymogu co do postaci wniosku czy oświadczenia, z przytoczonym poglądem bez wątpienia należy się zgodzić.  

Warto przy tym zwrócić uwagę, że uprawnienie zawarte w przytoczonym przepisie dotyczy tylko i wyłącznie pracownika. W przypadku, w którym dany przepis wymaga od pracodawcy zachowania formy pisemnej, pracodawca nie może od tej formy odstąpić, nawet w przypadku, w którym pracownik świadczy pracę w formie zdalnej.  

E-book i indywidualne wdrożenie  

Jeśli interesuje Cię temat regulacji prawnej pracy zdalnej to zachęcamy do zakupu naszego E-booka, w którym komentujemy nowelizację w tym zakresie i dajemy konkretne wskazówki co zrobić, żeby wdrożyć regulację pracy zdalnej. Naszego e-booka znajdziesz na stronie Empiku: Praca zdalna w świetle nowelizacji Kodeksu Pracy - Jakub Spalik | Ebook Sklep EMPIK.COM.  

Jeżeli jednak wolałbyś otrzymać wsparcie merytoryczne w tej materii, w szczególności potrzebujesz asysty prawnej we wdrożeniu pracy zdalnej firmie, w tym przygotowaniu Regulaminu i wzorów pozostałych dokumentów wraz z instrukcją to zachęcamy do zarezerwowania terminu na bezpłatną rozmowę: Rezerwuj spotkanie z Radcą Prawnym online (spaliksodokancelaria.pl). Podczas spotkania ustalimy jakie są Twoje potrzeby i w jaki sposób możemy Ci pomóc. Po spotkaniu otrzymasz od nas ofertę i wówczas zdecydujesz, czy nawiążemy współpracę.