Blog

Czy zamówienie to już umowa ??

Panie Mecenasie czy możemy uprościć w tym dokumencie i zamiast słowem „umowa” posługiwać się pojęciem „zamówienie”? Nasi klienci tego nie rozróżniają.

Powyższe pytanie zadał mi jeden z handlowców w trakcie prac nad ramową umową sprzedaży. To z kolei skłoniło mnie do zastanowienia się czy możemy tak zrobić? Czy możemy mówić o zamówieniu zamiast o umowie? Dla działów sprzedaży firm najważniejsze jest domknięcie sprzedaży i czasami brakuje wiedzy na temat prawnych aspektów zawierania umów. Hmm, może to jest pomysł na zorganizowanie szkolenia?

Co to jest umowa?

Umowa ma miejsce wtedy, gdy co najmniej dwie osoby wymienią się dwoma oświadczeniami woli, z których jedno stanowi ofertę a drugie jej akceptację. Tak będzie w przypadku trybu ofertowego zawierania umowy. Poza zakresem zainteresowania pozostaje na razie tryb negocjacyjny oraz aukcja i przetarg. Być może powstanie na temat osobny wpis, jeżeli pojawi się takie zainteresowanie. Innymi słowy, jeżeli temat Cię zainteresowało to napisz do mnie.

Co to jest zatem oferta?

Zgodnie z definicją: Oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. Jeżeli zatem chcę z kimś zawrzeć umowę sprzedaży to muszę tak skonstruować swoje oświadczenie, kierowane do drugiej osoby, aby zawierało ono elementy istotne dla umowy sprzedaży, a więc co najmniej: określenie sprzedawanego towaru i jego cenę. Oczywiście w praktyce oferty zawierają często znacznie więcej elementów, w tym warunki dostawy, zasady odpowiedzialności gwarancyjnej, warunki płatności, tryb składania reklamacji, itp. Dla potrzeb wyjaśnienia tematu warto jednak uprościć. Najprostszą ofertę znajdziemy w piekarni . Piekarnia wystawia bułki, dopisuje do nich cenę i to wystarczy, aby takie zachowanie uznać za ofertę. Jest to oświadczenie skierowane do nieoznaczonego kręgu adresatów, określające co jest sprzedawane i za jaką cenę. Jeśli przyjdzie klient i poprosi o bułkę to w tym momencie dochodzi do zawarcia umowy sprzedaży i powstaje obowiązek wydania bułki oraz obowiązek jej odebrania i zapłaty ceny.

Jeśli zatem firma publikuje na swoich stronach internetowych informacje o towarach wraz z podaniem cen to takie oświadczenie można uznać za ofertę, ale nie zawsze tak będzie. Trzeba bowiem pamiętać o treści art. 71 k.c. Ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje, skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób, poczytuje się w razie wątpliwości nie za ofertę, lecz za zaproszenie do zawarcia umowy. Ważny zatem będzie kontekst. Jeśli nie chcesz, aby Twoje oświadczenie było odczytywane jako oferta to wyraźnie to zaznacz, np. zdaniem: „Informacje o towarach nie są ofertą i stanowią wyłącznie zaproszenie do zawarcia umowy.”

Co to jest zamówienie?

To jest właśnie ta prośba o bułkę czyli akceptacja oferty. To jest to drugie oświadczenie woli, które jest potrzebne do zawarcia umowy sprzedaży. Tyle i aż tyle. Wraz z akceptacją oferty następuje zawarcie umowy o treści odpowiadającej ofercie.

Dlatego też, odpowiadając na pytanie handlowca musiałem odpowiedzieć, że niestety nie możemy posługiwać się zamiennie pojęciami „umowa” i „zamówienie”. Klient musi powiedzieć jakie towary

chce kupić, a więc złożyć „zamówienie” na towary znajdujące się w ofercie. Z tym momentem faktycznie dochodzi do zawarcia umowy sprzedaży i od tego momentu powinniśmy posługiwać się właśnie tym pojęciem: „umowa sprzedaży”.

Niemniej, klienci często mówią o „realizacji zamówienia”, „wykonaniu zamówienia”, „dostarczeniu zamówieniu”. Często też umowa nie przybiera formy pisemnej a stanowi wymianę maili lub przesłanego przez klienta formularza z zamówieniem. Wydaje się, że stąd to całe zamieszanie z posługiwaniem się zamiennie „umową” i „zamówieniem”. Jeśli nie mamy dokumentu, w którym w nagłówku widnieje słowo „umowa” to często zapominamy, że faktycznie doszło do jej zawarcia. To skłania z kolei do rozważań na temat formy oświadczeń woli, ale o tym innym razem. W tym miejscu wystarczy zaznaczyć, że, co do zasady, skutecznie można zawrzeć umowę składając ofertę i oświadczenie o jej przyjęciu w dowolnej formie, także ustnie lub poprzez wymianę e-maili. Wyjątki, od tej zasady nie są liczne (np. sprzedaż nieruchomości wymaga zachowania formy aktu notarialnego). Jeśli masz wątpliwości w jakiej formie powinieneś zawrzeć umowę skontaktuj się z nami.

Jak sobie z tym poradzić?

W mojej ocenie, na gruncie praktyki handlowej nie ma większego znaczenia to, jak strony sobie nazywają tę umowę. Z prawnego punktu widzenia, na etapie jej zawarcia, ważne jest jednak rozróżnienie oświadczeń prowadzących do zawarcia umowy i rozumienie tej różnicy. Dlaczego? Podam prosty przykład. Firma ma w ofercie 40 pozycji i do każdej przypisana jest cena. Nie ma wątpliwości, że jest to oferta. Cena jednak co jakiś czas się zmienia. Klient składa zamówienie na kilka pozycji, ale po nieaktualnej cenie. Co się wówczas dzieje? Nie dochodzi do zawarcia umowy bo oświadczenie woli klienta nie odpowiada ofercie. „Zamówienie” wówczas nie staje się „umową”. Dla sprzedającego jest to o tyle istotne, że nie powstaje obowiązek wydania towaru a po drugiej stronie nie powstaje obowiązek zapłaty ceny.

Miej zatem świadomość różnicy pomiędzy „zamówieniem”, „ofertą” i „umową”. Jeśli klient po zawarciu umowy nadal posługuje się pojęciem „zamówienia” np. „Kiedy dostarczycie nasze zamówienie?” możesz wyprowadzić go z błędu (lub nie). Niestety, ale najlepszą radą w takiej sytuacji jakiej mogę udzielić to edukuj swoich klientów tak jak sam to zrobiłeś czytając ten wpis .

Jeśli tekst był dla Ciebie przydatny to napisz do mnie. Będę wiedział, że Ci pomogłem. Jeśli masz inne problemy w procesie sprzedaży to chętnie je poznam i być może napiszę o nich w następnych tekstach.