Blog

Jak uzyskać wypis aktu notarialnego, gdy Notariusz zamknął kancelarię?

Nierzadko zdarza się, że dana strona czynności notarialnej potrzebuje większej ilości wypisów aktu, niż posiada. W standardowej sytuacji kwestia ta nie jest problematyczna, gdyż wystarczy udać się do kancelarii, w której sporządzono akt notarialny i poprosić o dodatkowe wypisy. Po zweryfikowaniu danych zainteresowanego (potwierdzeniu, że osoba taka ma prawo do uzyskania wypisu) i uiszczeniu opłaty, wypisy są wydawane. Co jednak w sytuacji, w której notariusz sporządzający akt zaprzestał prowadzenia działalności albo z uwagi na upływ czasu określony przepisami nie przechowuje już oryginału?

Kancelaria notarialna przestała istnieć - co dalej? 

W takiej sytuacji osoba zainteresowana uzyskaniem wypisu staje przed problemem uzyskania wypisu z aktu notarialnego, który może okazać się dla niej konieczny dla załatwienia spraw urzędowych, sądowych lub bankowych. Jakkolwiek na pierwszy rzut oka może wydawać się, że przeszkoda jest poważna, tak w praktyce sytuacja nie jest na szczęście zbytnio skomplikowana. 

Kwestie dotyczące tego zagadnienia zostały uregulowane w jednym z rozporządzeń Ministra Sprawiedliwości. Wynika z niego, że w razie zaprzestania prowadzenia kancelarii notarialnej, akty i księgi notarialne oraz złożone na przechowanie dokumenty notariusz, który prowadził tę kancelarię, lub osoba wskazana przez radę właściwej izby notarialnej przekazuje do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego ze względu na siedzibę kancelarii. Co istotne, w rozporządzeniu określono również, że w takiej sytuacji wypisy aktów notarialnych przekazanych do archiwum ksiąg wieczystych wydaje sąd rejonowy.  

Innymi słowy, jeżeli ustalimy, że kancelaria notarialna, w której sporządzono oryginał aktu przestała istnieć, wypis możemy uzyskać z właściwego sądu rejonowego.  

Wiem już gdzie mogę znaleźć oryginał – co zrobić, by uzyskać wypis? 

W sytuacji omawianej w niniejszym tekście koniecznym będzie złożenie stosownego wniosku do sądu.  

Jak już wspomniano, notariusz który zaprzestaje prowadzenia działalności składa dokumenty do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego ze względu na siedzibę kancelarii. Wniosek powinniśmy zatem skierować do tego sądu. Ustalenie właściwości nie powinno być zbyt problematyczne, decyduje tu bowiem adres siedziby kancelarii. Przy tym rzadko zdarza się, by adres siedziby ulegał zmianom w toku prowadzenia działalności kancelarii notarialnej. Z dużym prawdopodobieństwem, ostatnim aktualnym adresem kancelarii będzie zatem ten ujawniony na wypisie, który otrzymaliśmy po czynności notarialnej.  

Dawniej, co do zasady, tego typu wnioski składało się na formularzu KW-ODPIS-AKT, ale nie jest to już wymagane. Na stronach internetowych poszczególnych sądów można jeszcze znaleźć zachętę do skorzystania z takiego formularza, ale obecnie wystarczającym jest złożenie zwykłego wniosku pisemnego. Oczywiście przed złożeniem wniosku warto skontaktować się z sądem i ustalić jaka obowiązuje w nim praktyka.  

We wniosku należy podać swoje dane oraz wskazać, czy wypis będziemy odbierać w sądzie, czy też prosimy o jego przesłanie na nasz adres. Należy również oczywiście określić akt notarialny, którego wypis ma zostać sporządzony. Podajemy zatem w szczególności datę sporządzenia aktu, numer repertorium (wskazany na akcie) oraz notariusza, który akt sporządził. Wskazujemy również ilość wypisów, o jaką się ubiegamy. 

Wniosek należy opłacić. Opłata wynosi obecnie 20 złotych za każde rozpoczęte 10 stron wydanego dokumentu. Aby ustalić ilość stron możemy posiłkować się egzemplarzem aktu, który już posiadamy. Przykładowo, jeżeli wypis, którym dysponujemy ma 8 stron, a potrzebujemy tylko jeden dodatkowy wypis, to opłata wyniesie 20 zł. Jeżeli zaś potrzebujemy dwóch wypisów 8-śmio stronicowego aktu, to opłata wyniesie 40 zł. Potwierdzenie opłaty dołączamy do wniosku.  

Brak posiadania chociażby jednego egzemplarza wypisu nie powoduje niemożności podjęcia działań w sprawie. W takiej sytuacji koniecznym będzie jednak przeprowadzenie w pierwszej kolejności odpowiednich czynności poszukiwawczych, które ostatecznie pozwolą na ustalenie danych takich jak numer repertorium czy ilość stron. Katalog tych czynności będzie różny w zależności od tego, czego akt dotyczy. Przykładowo, w przypadku aktu poświadczenia dziedziczenia poszukiwania należałoby zacząć od rejestru spadkowego. W przypadku zaś umowy sprzedaży nieruchomości od zapoznania się z dokumentami zgromadzonymi w księdze wieczystej.   

Wniosek do Sądu – istotne kwestie dodatkowe 

Obok poruszonych już kwestii należy zwrócić uwagę na to, czy z formalnego punktu widzenia w ogóle możliwe jest ubieganie się o wypis, a zatem czy nasz wniosek rzeczywiście może przynieść oczekiwany przez nas skutek.   

Wypis może uzyskać strona czynności (np. kupujący oznaczony w akcie) albo jej spadkobierca. O ile strona czynności w zwykłym przypadku raczej nie będzie miała problemu z wykazaniem swojego prawa do wypisu (zamieszcza swoje dane na wniosku i dane te znajdą się również w akcie) o tyle w przypadku sytuacji takich jak zmiana nazwiska, czy spadkobranie, koniecznym będzie dodatkowe opisanie tych okoliczności we wniosku i dołączenie do wniosku przynajmniej kopii (chociaż tu również praktyka jest różna) stosownego dokumentu z akt stanu cywilnego lub notarialnego poświadczenia dziedziczenia albo postanowienia sądu o nabyciu spadku.  

We wniosku zasadnym będzie również przedstawienie z jakich powodów domagamy się uzyskania wypisów. We wspomnianym już KW-ODPIS-AKT znajdowała się poświęcona temu część zatytułowana „Przyczyna zainteresowania”. Warto zatem zawrzeć w uzasadnieniu wniosku akapit poświęcony temu zagadnieniu.  

Akt notarialny sporządzony ponad 10 lat temu  

Wspominaliśmy już, że notariusz przechowuje oryginał aktu notarialnego w swojej kancelarii. Obowiązek ten spoczywa na notariuszu przez 10 lat od dnia sporządzenia aktu. Po upływie tego okresu, nawet gdy notariusz nadal prowadzi działalność, brak będzie możliwości uzyskania wypisu z kancelarii notarialnej.  

Przepisy określają bowiem, że po upływie wspominanego okresu notariusz składa oryginały dokumentów w archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego ze względu na siedzibę kancelarii. W sytuacji zatem, w której oryginał został już przekazany do sądu, wypisy będzie wydawać sąd. Aby zatem uzyskać wypis z takiego aktu, koniecznym będzie podjęcie takich samych czynności, jak w opisywanym już przypadku zakończenia prowadzenia działalności przez notariusza.  

Współpraca 

Jeżeli znalazłeś się w jednej z sytuacji opisanych w tekście i chciałbyś powierzyć nam prowadzenie sprawy, w tym przeprowadzenie czynności poszukiwawczych, które końcowo pozwolą na złożenie wniosku o uzyskanie wypisu, to zachęcamy do zarezerwowania terminu w formie elektronicznej Rezerwuj spotkanie z Radcą Prawnym online (spaliksodokancelaria.pl) lub telefonicznej.